Human Resource Information System (HRIS)

Re: Quiz # 4.

***** Human Resource Information System (HRIS) ในกรณีที่บริษัทของท่านมีสาขาอยู่ทั่วทุกภาค มีพนักงานมากกว่า 10,000 คน ท่านสามารถนำระบบ HRISมาประยุกต์ใช้ในบริษัทของท่านอย่างไร จึงจะเกิดประสิทธิภาพสูง

การนำระบบ HRIS มาประยุกต์ใช้ในบริษัทให้เกิดประสิทธิภาพสูงสุด

1. Employee master
พนักงานสามารถเข้ามาดูรายละเอียด / แก้ไขบางข้อมูล(ที่อนุญาต) เพื่อ
Up date รายการส่วนบุคคลโดยไม่ต้องเดินทางเข้ามาที่สำนักงานใหญ่หรือทำหนังสือแจ้งมาที่ฝ่ายบุคคลให้แก้ไข ซึ่งกระบวนการแบบเก่าจะทำให้เสียเวลาและเสียค่าใช้จ่ายมาก

2. Training
ฝ่ายฝึกอบรม – บุคคล สามารถประกาศ / แจ้งรายการ / รายละเอียดเกี่ยวกับแผนการฝึกอบรม ตารางการฝึกอบรม ค่าใช้จ่าย ฯลฯ ตลอดจนการสำรวจ training needs จากพนักงานได้โดยอาศัยระบบนี้

3. Transfer
พนักงานและบริษัทสามารถสื่อสารถึงความต้องการในการโอนย้ายตำแหน่งงาน ตำแหน่งงานว่าง คุณสมบัติที่ต้องการ ฯลฯ ผ่านระบบนี้ได้

4. Welfare
พนักงานสามารถเข้ามาตรวจสอบรายละเอียดข้อมูลผลประโยชน์ สวัสดิการต่างๆ ในขณะเดียวกันบริษัทก็สามารถลงประกาศ ปรับปรุงข้อมูล ผลประโยชน์เพิ่มเติม / ยกเลิก ฯลฯ รวมถึงระเบียบปฏิบัติต่างๆ ในการเรียกร้องประโยชน์ตอบแทน

5. Raise salary
การสื่อสารเรื่องอัตราเงินเดือน ประเภทของรายได้ ของพนักงานแต่ละคนแต่ละตำแหน่ง

6. Event
ในกรณีนี้บริษัทสามารถสื่อสารกับพนักงานในทุกสาขาได้ทันที รวดเร็วและทันเวลาเกี่ยวกับกิจกรรมต่างๆ ของบริษัทเช่น การจัดประชุมระดับ....การจัดงานปีใหม่ ฯลฯ โดยพนักงานสามารถเข้าไปดîยละเอียดต่างๆ ของกำหนดการ วัน เวลา สถานที่จัดงาน ใครเกี่ยวข้องบ้าง ฯลฯ

7. Evaluate
พนักงานสามารถตรวจสอบได้ว่าบริษัทมีเกณฑ์ในการประเมินอย่างไร ด้านใดด้วยวิธีการแบบไหนเพื่อประโยชน์ของตัวพนักงานเองในการปรับปรุงพัฒนาตนเองรวมถึงวิธีการทำงานเพื่อสร้างผลงานให้ดีขึ้น สอดคล้องตามเป้าหมายและนโยบายของบริษัท

8. Man power
ข้อมูลรายละเอียดที่แสดงในระบบนี้ จะช่วยให้พนักงานได้มองเห็นโอกาสของตนหากต้องการจะ Transfer หรือ rotate และบริษัทเองก็สามารถสรรหากำลังคนจากภายในมาทดแทนในบางตำแหน่งได้

9. Budget
ในระบบนี้สามารถแยกย่อยออกไปได้อีกนอกเหนือจากการแสดงให้เห็นถึงงบประมาณในส่วนต่างๆ (ที่อนุญาตให้พนักงานเข้าถึงได้ในบางรายการ) ได้แก่ งบค่าเดินทางดูงาน ดูตลาด พบลูกค้า ในประเทศ – ต่างประเทศ ค่าที่พัก ฯลฯ

10. Recruitment
ระบบนี้อาจจะเกิดประโยชน์ต่อพนักงานในทางอ้อม เช่นการบอกกล่าวต่อญาติพี่น้อง เพื่อน คนรู้จักให้มาสมัครงานในตำแหน่งที่บริษัทกำลังต้องการ(จะมีพนักงานคนไหนที่อยากลาออกจากตำแหน่งเดิมที่ทำอยู่แล้วมาสมัครในตำแหน่งใหม่ที่บริษัทกำลังเปิดรับ / พนักงานควรไปใช้โอกาสของตนในข้อ Transfer น่าจะดีกว่า / เสี่ยงต่อการถูกกำจัดมากๆ!)

11. Blacklist
น่าจะดีถ้าคนทำงานที่แย่ๆ บางคนได้รับรู้ว่าคุณจะต้องรับกรรมอะไรบ้างจากตัวอย่างที่บริษัทมีให้เห็น จะได้ไม่ต้องเดินซ้ำรอยคนที่ทำผิดพลาดไปแล้ว / ระวังไม่ให้เกิดเหตุการณ์ทำนองนั้นกับตน

โดยสรุป:
ระบบ HRIS ก่อประโยชน์มหาศาลในแง่ของการประหยัดต้นทุนเวลา (ซึ่งถือเป็นต้นทุนที่สำคัญมากๆ / เวลาควรจะถูกใช้ไปในงานด้านลูกค้า หรือการพัฒนาผลิตภัณฑ์มากกว่าจะมานั่งทำงานที่เป็นลักษณะประจำสม่ำเสมอ การนำเทคโนโลยี่เข้ามาเป็นเครื่องมือช่วยจัดการจะช่วยลดการสูญเสียเวลานั้นได้เพราะในแง่ของการทำธุรกิจ “ใครเร็วกว่า” คนนั้นได้เปรียบยังเป็นปรัชญาที่เชื่อถือได้
นอกจากนี้ยังเป็นการประหยัดต้นทุนค่าใช้จ่ายที่เป็นตัวเงินได้จริง เช่นค่าโทรศัพท์ เอกสาร ค่าตัวพนักงานแต่ละคน (ที่ล้วนมีต้นทุน) ค่าเดินทาง ฯลฯ
ที่สำคัญระบบที่สมบูรณ์แบบ (หรือค่อนข้างสมบูรณ์แบบ) เข้าถึงง่ายและใช้งานได้ง่าย จะสามารถลดความรู้สึกว่าต้องคุยอยู่กับคอมพิวเตอร์ที่ไม่มีชีวิตลงได้เพราะเมื่อเป็นการสื่อสาร ระบบที่ Real time จะช่วยให้เกิดการตอบสนองในทางที่ดี รวดเร็ว ทันเวลาและไม่ทำให้เกิดความเบื่อหน่ายที่ต้องเข้ามาใช้บริการ
อย่างไรก็ตามการจะบรรลุผลดีที่สุดนั้นยังขึ้นอยู่กับการมองเห็นความสำคัญของการนำระบบมาใช้ การมีหน่วยงานรับผิดชอบเป็นจริงเป็นจัง มีงบประมาณสำหรับการพัฒนาหรือการ Maintain เพื่อให้ระบบมีชีวิตให้มากที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้.

................................................................................................อังคารที่ 18 มีนาคม 2551...